[ 엑셀 ] 엑셀 데이터 유효성 검사 ; 목록 범위 지정

오늘 공부할 내용은 유효성 검사에 대한 내용이다. 여러 사람에게 데이터 입력을 요청할 경우 각자의 양식대로 작성하여 보내온다. 받은 자료가 내가 원했던 양식으로 작성이 되어 왔다면 문제없겠지만 아래 예제와 같이 동일한 의미를 지닌 명사가 다른 단어로 입력되어 온다면 난감한 상황에 빠진다.

 

지역명과 같이 표현은 다르지만 정확하게 하나로 통일되면 문제없지만, 유사한 의미를 가진 단어를 헷갈리게 입력해 보냈다면 그 값을 수정하는데 더욱 시간을 소비하게 될 것이다. 이를 방지하기 위해 유효성 검사를 사용한다면 이와 같이 입력하는 상대방의 입맛에 따라 다르게 기입하는 경우를 방지할 수 있다.

 

 

위 표에서 볼 수 있듯이 각 사용자에 따라 누구는 부산이라고 입력하고 다른 사람은 부산광역시라고 입력해 놓았다. 이와 같은 양식 자료는 추후 피벗 테이블을 적용하거나 정렬을 할 때 굉장히 불편하고 정확한 결과를 만들어 낼 수 없다.

 

그러므로 이러한 잘못된 입력을 방지하기 위해 유효성 검사를 적용하여 올바른 입력이 될 수 있도록 사전에 관리하여야 한다. 그럼 예제를 통해서 유효성 검사(목록 범위 지정)를 적용하는 방법을 알아보자.

 

 

우선, 데이터 유효성 검사 적용을 원한 범위를 선택한다. 그리고 위의 순서에 따라 [데이터] → [데이터 유효성 검사] → [데이터 유효성 검사] 클릭한다. 여기서 사전에 준비해야 할 사항은 G3:G5셀에서 보이듯 유효성 검사 목록을 미리 적당한 셀에 입력해야 한다. 이 값을 기준으로 유효성 검사의 목록이 만들어진다.

 

 

그림과 같이 “데이터 유효성”창이 실행되면 제한 대상에 “목록”을 선택한다.

 

 

그림과 같이 순서대로 진행하자. 이전에 언급했던 G3:G5셀을 선택하는 작업이 해당 과정에서 진행된다. 원본 항목에 데이터 유효성 검사에 적용되는 목록인  서울, 부산, 제주 (G3, G4, G5)을 선택하여준다.

 

 

원본 항목에 나타나는 셀 범위를 확인하면 목록을 지정하고자 하는 서울, 부산, 제주 범위와 일치함을 확인할 수 있다. 정확한 입력이 확인되면 실행창 확인을 선택하자.

 

 

유효성 검사가 제대로 적용됐다면 입력 셀에 위 그림과 같이 드롭다운 표시가 나타나게 된다.

 

 

드롭다운 표시를 선택하면 그림과 같이 목록 범위를 지정했던 서울, 부산, 제주(G3:G5) 항목이 나타난다. 목록에서 원하는 값을 선택하면 해당 셀에 자동 입력된다.

 

이와 같이 데이터 유효성 검사를 선택한다면 처음 그림과 같이 서울, 서울특별시, 부산, 부산광역시 등과 같이 같은 도시를 표기만 다르게 하여 데이터 정리에 어려움을 주는 상황은 피할 수 있을 것이다.